Digitalisierung in Volkmarsen schreitet voran

Im Rahmen eines Pressetermins mit der hessischen Digitalministerin, Prof. Dr. Kristina Sinemus, in Bad Arolsen erläuterten der Erste Stadtrat der Stadt Volkmarsen, Thomas Viesehon, und der Büroleiter der Stadt, Hendrik Vahle, der Ministerin den aktuellen Sachstand der Digitalisierung in der Kugelsburgstadt.

Noch bevor die erfolgreiche interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) im Bereich des Onlinezugangsgesetzes (OZG) mit den Kommunen Breuna (Landkreis Kassel), Diemelsee, Diemelstadt, Willingen und Zierenberg (Landkreis Kassel) zum 01.01.2021 in Kraft trat, gehörte die Stadt, auch durch das Bestreben seitens des Bürgermeisters und derzeitigen Aufsichtsratsvorsitzenden der ekom21 – dem kommunalen IT-Anbieter und Rechenzentrum – Hartmut Linnekugel, die Verwaltung stärker zu digitalisieren, zu den Vorreitern auf dem Gebiet der Digitalisierung.

So wurde bereits im Jahr 2016 das Verfahren „civento21“ als Pilotkunde der ekom21 und anschließend 2017 der rein digitale Sitzungsdienst für die Stadtverordnetenversammlung, deren Ausschüsse sowie den Magistrat der Stadt eingeführt, was für alle Beteiligten eine enorme Zeit- und vor allem Papierersparnis mit sich brachte und die Sitzungsvor- und -nachbereitung, aber auch die Arbeit und Recherche während der Sitzungen deutlich erleichterte. „Eine Rückkehr zu dem papierbasierten System ist nicht mehr vorstellbar“, so Viesehon.

Als weiterer Schritt wurde in Volkmarsen bereits 2018 als eine der ersten Kommunen die Rechnungsbearbeitung auf einen „digitalen Rechnungsworkflow“ umgestellt, sodass „die komplette Buchhaltung nahezu papierlos arbeitet“, wie Hendrik Vahle, bis 2021 auch langjähriger Kämmerer der Stadt, feststellt. Die gesamte Rechnungsbearbeitung vom Eingang durch externe Firmen bis zur Auszahlung sei der Prozess durchdigitalisiert.

Dies habe sich besonders in den letzten Jahren als Vorteil gezeigt, als mehrere Mitarbeiter aufgrund der Pandemie in das mobile Arbeiten gewechselt seien, wie es derzeit auch wieder der Fall sei; ein Unterschied in der Arbeitsleistung sei durch die Digitalisierung nicht feststellbar.

Neben diesen beiden großen Schritten, die allerdings nur mittelbar durch die Bürgerinnen und Bürger erkennbar seien, ist die Digitalisierung der Stadt als „digitales Rathaus“ mittlerweile aber auch bei der Bevölkerung angekommen und wird intensiv genutzt. Über 40 Prozesse und Dienstleistungen, von der Anmeldung eines Hundes über die Genehmigung von Grabmalen bis zum Antrag einer Plakatierung, kann der Bürger derzeit bereits online über das seitens des Landes derzeit kostenlos zur Verfügung gestellten Programms „civento21“ der ekom21 abwickeln und auch die Bezahlung mittels digitalen Zahlungsmethoden wie paypal und anderen gängigen Zahlungsarten stellt kein Problem dar.

Dass dies möglich ist und das Angebot – auch aufgrund der rechtlichen Verpflichtung des OZG, die Dienstleistungen bis Ende 2022 digital anzubieten – nahezu wöchentlich erweitert werde, „sei der guten Arbeit des städtischen Digitalisierungsbeauftragen, Jürgen Salokat, zu verdanken, der nach einer erfolgten Fortbildung neben Volkmarsen auch die übrigen Kommunen der IKZ erfolgreich betreue“, so der Erste Stadtrat Volkmarsens.

Sein Dank gehe an das Land Hessen und hier besonders an die Digitalministerin, die nicht nur durch die kostenlose Bereitstellung von „civento21“ aus der „Starken Heimat Hessen“ die hessischen Kommunen bei der äußerst umfangreichen Aufgabe der Digitalisierung unterstütze. So habe das Land bis jetzt die „IKZ OZG“ mit insgesamt 100.000 EUR Fördermitteln und die Stadt Volkmarsen mit weiteren 130.000 EUR als sogenannte „OZG Modellkommune“ beschieden.

Bei Letzterer gehe es laut Herrn Vahle darum, zum einen die komplette Friedhofsverwaltung von der Meldung eines Sterbefalls bis zum Einebnen der Gräber nach dem Ende der Liegezeit zu digitalisieren; hier sei man derzeit dabei, das dazu erforderliche Programm „mit Leben zu füllen“. Zum anderen werde voraussichtlich im nächsten Jahr die Vermietung der städtischen Räumlichkeiten wie der Nordhessenhalle komplett digital möglich sein.

„Hier ist mit der Digitalisierung aber noch lange nicht Schluss“, so Vahle. In Vorbereitung sei die Einführung der sogenannten „eAkte“ und eines Dokumentenmanagementsystems, um einen weiteren – auch für die Umwelt förderlichen – Schritt hin zu einem papierlosen Büro zu gehen.

Beide Programme dienten dazu, Dokumenten digital anzulegen und abzuspeichern, sodass sie auch in Zukunft sicher und mobil abrufbar seien – hier stehe man aber derzeit noch in Verhandlung bzgl. einer Förderung mit dem zuständigen Ministerium.

Frau Prof. Dr. Sinemus verwies an dieser Stelle auf die Phase 2 der „Starken Heimat“, bei der in den Jahren 2021-2024 über 100 Mio. EUR für die hessischen Kommunen zur Verfügung ständen.

Zudem werde laut Vahle in Kürze eine digitale Terminvergabe im Bereich des Bürgerservice und des Standesamtes umgesetzt, um gerade in der jetzigen Situation die Warteschlangen im Rathaus so gering wie möglich zu halten.

Schließlich wird die Stadt auch in der Kommunikation „digitaler“. So sei vor kurzem erst die Bürgerplattform „Crossiety“ eingeführt worden, die mittlerweile bereits über 700 Bürgerinnen und Bürger als Nutzer ausweist und der Stadt die Mitteilung von kleineren Neuigkeiten deutlich erleichtert. Zudem stehen mit der CityHub-App (bald Volkmarsen-App), der myMüll-App und der Müllweg-App weitere digitale Begleiter zur Verfügung, um mit der Stadt in Verbindung zu treten.

Frau Prof. Dr. Sinemus dankte der Vertretung der Stadt für die Einblicke in die bereits fortgeschrittene Digitalisierung, lobte den Einsatz und sagte auch künftig ihre Unterstützung für den weiteren Ausbau und Beschleunigung der Digitalisierung zu.

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